EPC Deskundige Oost-Vlaanderen (hierna "wij", "ons" of "de onderneming") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking
De verwerkingsverantwoordelijke is:
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Het gaat om de volgende categorieën:
2.1 Gegevens die u ons bezorgt
- Naam en voornaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (facultatief)
- Adres van het te inspecteren pand
- Bericht of bijkomende informatie die u in ons contactformulier invult
2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld
- IP-adres (voor beveiliging van de website)
- Browsertype en besturingssysteem
- Bezochte pagina's en tijdstip van bezoek
2.3 Gegevens in het kader van de dienstverlening
- Technische kenmerken van het gebouw (voor de EPC-berekening)
- Factuurgegevens (naam, adres, BTW-nummer indien van toepassing)
- Communicatiegeschiedenis (e-mails, afspraken)
3. Doel van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Verwerking van uw aanvraag, planning van het plaatsbezoek, opmaak en bezorging van het EPC-attest of asbestattest.
Beantwoorden van uw vragen, bevestigen van afspraken, versturen van het attest per e-mail.
Uitsturen van facturen en bijhouden van de wettelijk verplichte boekhoudkundige gegevens.
Registratie van attesten in het VEKA-databank zoals wettelijk vereist.
Analyse van websitebezoeken om onze online aanwezigheid te optimaliseren (geanonimiseerde data).
4. Rechtsgrond voor de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b AVG): de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst die u bij ons aanvraagt.
- Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG): wij zijn wettelijk verplicht attesten te registreren bij VEKA en facturen bij te houden voor de Belgische belastingadministratie.
- Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f AVG): voor het beveiligen van onze website en het verbeteren van onze dienstverlening.
- Toestemming (art. 6, lid 1, a AVG): wanneer u ons via het contactformulier benadert, geeft u uitdrukkelijk toestemming voor de verwerking van uw gegevens. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
5. Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
6. Delen met derden
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens enkel in de volgende gevallen:
- VEKA (Vlaams Energieagentschap): de registratie van EPC-attesten in de officiële VEKA-databank is wettelijk verplicht en omvat beperkte identificatiegegevens van het pand.
- OVAM: bij asbestattesten worden de resultaten geregistreerd in de OVAM-databank conform de Vlaamse asbestregelgeving.
- IT-dienstverleners: onze webhostingprovider verwerkt technische servergegevens. Deze partijen zijn gebonden aan strikte verwerkersovereenkomsten en mogen uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.
- Wettelijke verplichting: indien wij hiertoe verplicht worden door een gerechtelijk bevel of wettelijke bepaling.
7. Uw rechten als betrokkene
Onder de AVG/GDPR beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
U kunt opvragen welke gegevens wij van u bewaren.
U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
U kunt vragen uw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
U kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd, leesbaar formaat.
U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder opgave van reden.
Om gebruik te maken van uw rechten, kunt u contact opnemen via info@epcdeskundige.be. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be
8. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of vernietiging:
- Versleutelde communicatie via HTTPS/TLS
- Beveiligde server bij een Belgische hostingprovider
- Beperkte toegang tot persoonsgegevens (need-to-know principe)
- Regelmatige back-ups van gegevens
- E-mailcommunicatie verloopt via beveiligde servers
In geval van een ernstig datalek dat uw rechten en vrijheden in gevaar brengt, worden de bevoegde autoriteiten en de betrokkenen tijdig geïnformeerd conform de GDPR-vereisten.
9. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.
Welke cookies gebruiken wij?
Functionele cookies zijn strikt noodzakelijk en vereisen geen toestemming. Voor analytische cookies vragen wij uw toestemming. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Let op: het uitschakelen van cookies kan de werking van sommige functionaliteiten beïnvloeden.
10. Wijzigingen aan deze verklaring
Wij behouden het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de datum van laatste aanpassing. Wij raden u aan om deze pagina regelmatig te raadplegen.
Bij ingrijpende wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u hierover informeren via e-mail (indien wij uw e-mailadres kennen).
Laatste update: 15 januari 2025
11. Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:
Wij reageren steeds binnen 30 werkdagen op verzoeken in verband met uw persoonsgegevens.